|
1.移転するための計画の立案 |
|
1-1.移転の目的を明確にする
オフィスの移転にあたって、最も重要なのは、移転の理由（目的）を明確にすることです。
オフィス移転を成功させるカギとなります。
※移転目的 □オフィス環境の改善 □人員増 □新規拠点の開設 □分散オフィスの統合
□コスト削減 □企業イメージ向上 □交通利便性の向上…など |
1-2.新オフィスの条件をチェックする
移転計画をスムーズに進めるには事前のチェックが必要です。
□移転先のスペースはどのくらい必要か？ □どの地域・路線が最適か？
□移転時期はいつごろの予定か？ □新オフィスのランニングコストは？
□新オフィスに必要な設備や管理体制は？ |
1-3.移転のスケジュールを作成する
□効果的・スムーズに移転を進めるために、必要な作業を整理して、移転日までの作業スケジュール
を作成しましょう。
□解約予告は、通常は６ヶ月または３ヶ月前にオーナーに書面で提出。
※解約予告が６ヶ月前の場合、書面の提出から向こう半年は賃料が発生します。
その間に更新時期を挟むと更新料も発生するので注意が必要。
※どのタイミングで解約予告を出すかは、新オフィスの契約時期とも関連してきますので弊社に
ご相談ください。 |
1-4.内装プランニング
新オフィス契約後に内装プランニングに取り掛かると、レイアウトやスペースに無駄が出る、
または入りきらない等問題が発生します。
契約前の早い段階でプランニングをしていく必要があります。
□現オフィスの現状把握
現在の抱えている問題点などをオフィス移転により、解決する為にまず現オフィスの問題点を分析
する必要があります。
各スペースの面積やレイアウト、ＯＡ機器の使用状況、書類の量、照明や空調等の環境条件などを
調べましょう。
□各スペースの検討・確保
会議室、受付、リフレッシュスペース、応接室、更衣室、給茶コーナー、コピー機置場、役員室、
事務スペース、サーバールーム、収納などについて業務上必要な数やスペースを整理しておきましょ
う。
□オフィスレイアウト
働きやすい環境にするには照明や空調などの条件や、どのような配置にすればコミュニケーション
や業務が効果的に行えるかなどを考慮して、オフィスレイアウトを決定していきましょう。オフィ
スレイアウトについては、ＩＴネットワーク等の再構築や将来のレイアウト変更への対応も考え、
電気系統や照明、空調などに関して消防法などの制約に注意をする必要があります。
※確認事項が多岐にわたる為、KENでは専門の内装業者をご紹介することも可能です。 |
|
| 2.オフィスを選ぶ |
|
2-1.物件情報の収集、オフィス市況の把握
物件情報は、コストや設備、立地などの優先順位を考慮し、弊社にご相談ください。
お客様のご要望にあった物件をご紹介いたします。 |
2-2.物件の内覧
まずは現地の内見へ。実際の広さや環境などをチェックします。 |
|
| 3.賃貸借契約 |
|
3-1.入居申告の準備
入居申告書には、会社名・住所・代表者名・業務内容・取引銀行等、企業情報を記入し、登記簿謄本
を添付して入居の申込みをします。これに基づき、ビルのオーナーとの調整を行い契約に入ることに
なります。 |
3-2.重要事項の説明
賃借人、賃貸人の契約条件が整うと、賃貸借契約が成立するまでに、弊社の宅地建物取引主任者
から、重要事項（建物・設備・契約の内容、契約期間と更新・解除、法令による制限等）について
記載された書面（重要事項説明書）の交付による説明が行われます。 |
3-3.契約について
賃貸借契約書の内容は物件により一様ではありません。条項の全てをチェックし、疑問点があれば事
前に弊社にご相談を頂き調整をしていきます。契約締結時に預託金（敷金）を預け入れます。印鑑証
明等必要書類の準備もお忘れなく。 |
|
| 4.移転前後の手続き、新オフィスの運用 |
|
4-1.移転に係る届出、手続き
オフィス移転の際には手続きが発生しま数多くすので、時間に余裕をみて準備をすすめておきます。 |
4-2.移転後の運用維持管理
運用管理の上で重要なポイントは、オフィスを効果的に活用しスムーズに運用管理を行うため、
マニュアル化・データベース化を図りましょう。
|
| ◎各種届出・その他の手続きチェックリスト |
法務局への届出
（移転日から2週間以内） |
□移転登記の手続きを、旧所在地の担当局で行う
□移転のケース等によって書類が異なるので、提出書類等について
事に問い合わせる
□「定款の変更」（本店移転）、「類似商号の調査」等の手続きが
必要 |
税務署への届出移転後直ちに
（移転日から1ヵ月以内） |
□移転登記後、登記簿謄本か抄本を添え、「事業所税・納税地・その
他の変更移動届出書」と「給与支払事務所等の移転届出書」を提出□登記簿謄本を添付し、「事業開始等申告書」を届け出る（地方税務
署） |
社会保険事務所
（移転日から5日以内） |
□「健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地名称変更（訂正）届」
等を旧社会保険事務所へ提出 |
| 労働基準監督署（変更日の翌日から10日以内） |
□移転のケースや場所によって、提出書類や期限が異なるので、
事前に問い合わせる |
| 公共職業安定所（変更日の翌日から10日以内） |
□労働基準監督署の手続きの後、「雇用保険事業主事業所各種変更
届」を新所轄事務所へ提出 |
電話の移転手続き
（速やかに行う） |
□現在の受け持ち電話局と移転先の電話局で手続きを行う
（契約者名と移転先の住所が確認できる登記簿謄本あるいは抄本
などの書類を用意）
□移転の音声案内サービスは、申し出ると無料で利用可能
（3ヵ月程度） |
郵便局への届出
（移転日から2週間以内） |
□郵便局にある「移転ハガキ」に必要事項を記入し、旧オフィスの
受持ち郵便局に提出（1年間、郵便物を回送） |
| その他 |
□リース機器会社への手配 □保険等の加入・変更手続き □移転
案内状は、遅くとも引越しの数日前には発送先に届くように手配
□名刺、会社案内・業務案内等各種印刷物、社用封筒、伝票、ホーム
ページ記載の所在地変更等 |
|
|
 |
|
