常に社員が快適なオフィスで仕事が出来るように、また少しでもコストがかからないオフィスは無いだろうかと悩んでいるファシリティマネジャーの方も多いことと思います。さらに、来期のオフィス・人事計画や通期決算を見越した経費の節減のためのオフィスの移転や増床など、様々な課題が待ち構えているのが実情かと思います。
でも、オフィスの移転や運用後のメンテナンスなど慣れない業務はどうしたらいいかわからない、誰か手伝ってほしい...など、お困りのご担当者のために、「オフィス移転マニュアル」をまとめてみました。
必要な業務内容から、チェックリストまで実践に即して解説いたします。是非、ご一読の上、ご利用ください。
　オフィス移転の発生原因は何にしろ、最終的に移転による効果は、企業にとってプラスにならなくてはなりません。設備のいいところに引っ越したい、事業拡張でもっと広いところに引っ越したいといった好況を理由にオフィス移転を検討する場合は比較的問題なく条件のいいところを検討できます。しかし、売り上げが下がってきたから移転によって経費を節約したい、多拠点展開をしていたが、人員を集約してオフィス費を軽減したいといったどちらかというとマイナス要因で移転を検討する場合は、移転後に社員の十分なワークスペースを確保できなかったり、近代的な設備の維持ができない、など如何ともしがたい問題も出てきます。移転によって社員の志気が下がり、さらなる売り上げ低下を招く、といった事態にもなりかねません。このような事態を引き起こさないためには、以下のポイントを押さえて移転計画を立てることが重要です。
　 まずは移転の目的・コンセプトを明確にすることが大切です。それは「何のための移転か」によって新オフィスの規模、設備、立地、グレードなどあらゆる条件が変わってくるからです。移転先が決定されると、予算、工程など基本的な枠組みを策定していきます。
　
　 新オフィスでのよりよい環境をつくりあげるためには、この段階での綿密な調査をベースとした与件設定が不可欠です。まず、移転に先立って、現在使用しているオフィスの面積、人数から組織体制、運用状況、問題点などあらゆる面での調査を必要とします。ここで調査された内容に基づいて新オフィスのコンセプトづくりを行います。
　
　 調査・分析によって得られた情報・与件・コンセプトを基に、新オフィスの基本計画を立案。基礎ゾーニングや動線を設定し、各工事ごとに基本計画をたてます。お客様のご予算と常に照らしあわせて計画をたてます。
　
　 最終的なオフィスレイアウト、インテリアプランの策定と、それに伴う各種工事の実施設計、移転実行工程の作成を行います。社員に対する移転計画内容と準備作業について説明会を開催し、荷物の段ボール梱包方法から新オフィス出社時の注意まで、詳細事項を伝達いたします。
　
　 内装工事、設備工事、ネットワーク配線工事などは、実際に移転が始るまでに終了しておくことが必要です。配線など各業者との連絡体制を確立しておくことも必要です。
　
　 小規模な移転であれば、通常のスタッフで対応できますが、大規模な移転や長期的な観点から考えると、このようなファシリティ業務を代行してもらえるパートナー業者を探しておくのも重要です。プロのアドバイスは必ず参考になるはずです。